شرح وظایف مسئول دفتر، دبیرخانه و روابط عمومی

  1. برنامه ریزی و حسن اجرای امور مربوط به دفتر ریاست.
  2. دریافت، ثبت، صدور، توزیع و بایگانی کلیه مکاتبات وارده و صادره.
  3. تدوین پیش نویس مکاتبات، احکام مسئولیت و صورتجلسات حوزه ریاست.
  4. پی گیری مکاتبات، بخشنامه­ها، آیین نامه‌ها، دستورالعمل و مصوبات ابلاغی سازمان مرکزی دانشگاه، از بخش‌های مختلف دانشکده و پی گیری پاسخگویی به آن‌ها.
  5. پاسخگویی به تلفن‌های دفتر ریاست و مراجعات حضوری.
  6. تنظیم جلسات، ملاقات‌ها و دیدارهای روزانه ریاست دانشکده.
  7. پی گیری، گردآوری و جمع بندی گزارشات مورد نیاز ریاست دانشکده و سازمان مرکزی.
  8. برنامه ریزی و پی گیری برگزاری جلسات داخلی دانشکده (شوراهای اداری)، تدوین صورتجلسات و مصوبات مربوط، ابلاغ و پی گیری اجرای آن‌ها.
  9. پی گیری امور بین بخشی و هماهنگی‌های لازم بین حوزه ریاست دانشکده، معاون، مدیران و کارشناسان.
  10. هماهنگی لازم در خصوص ماموریت، ایاب ذهاب و پشتیبانی جلسات ریاست دانشکده.
  11. تدوین و به روزرسانی بانک‌های اطلاعاتی مورد نیاز، دفترچه تلفن و راه‌های ارتباطی دانشکده‌های علوم قرآنی با سازمان مرکزی و اشخاص حقیقی و حقوقی مرتبط.
  12. توسعه تعاملات رسانه‌ای و ارتباطات مؤثر با مؤسسات، سازمان­ها، نهادها و رسانه‌های مکتوب، دیداری و شنیداری مرتبط و تبادل اخبار و اطلاع رسانی فعالیت‌ها و عملکرد دانشکده.
  13. اطلاع رسانی برنامه­ها، انتشار اخبار، اطلاعات و گزارشات عمومی دانشکده.
  14. مدیریت سایت دانشکده، به روزرسانی و پشتیبانی محتوایی و درج اخبار مرتبط در آن.
  15. برگزاری نمایشگاه‌های داخلی و منطقه‌ای، شرکت در نمایشگاه­های مرتبط و همکاری در برگزاری همایش‌ها، سمینارها، جشنواره‌ها، مصاحبه‌ها و بازدیدها.
  16. برنامه ریزی و مدیریت تبلیغات جذب دانشجو.
  17. برنامه ریزی و اجرای کلیه امور مطبوعاتی، سمعی و بصری دانشکده.
  18. عکس‌برداری و تهیه فیلم از مراسم تشریفاتی، سمینارها، مصاحبه­‌ها و ... و نگهداری سوابق آن­ها.
  19. ایجاد، طبقه بندی و مدیریت آرشیو موضوعی برنامه‌ها و مراسم‌ها، گزارشات، تولیدات و مستندات مرتبط.
  20. سفارش، پی گیری و نظارت بر تولید فایل‌های صوتی و تصویری، تیزر، نماهنگ و وله‌های تصویری مورد نیاز.
  21. فضا سازی محیط دانشکده متناسب با مناسبت‌ها.
  22. مدیریت سالن جلسات و اجتماعات دانشکده.
  23. پیش بینی، تامین و تجهیز وسایل و تجهیزات سمعی و بصری مورد نیاز.